Cómo guardar los correos electrónicos en la computadora

EEUU, 18 de junio de 2015 (dpa) – Facturas, invitaciones a bodas, currículums, fotos… durante años se acumulan en la cuenta de correo electrónico innumerables archivos. Pero ¿qué pasa si un día se bloquea o es pirateada? ¿O la compañía decide cerrarla sin previo aviso?

Muchos de los programas de email más usados, como Outlook o Thunderbird, tienen una función de archivo. “De este modo, un sistema automático guarda de forma regular copias locales de los correos en el disco duro del aparato”, explica el experto alemán Frank Termer. También es posible hacer copias en discos externos o servicios en la nube.

Cómo activar esta función de archivo varía de un programa a otro. “En la configuración del cliente también se puede establecer si el proceso es manual o automatizado, es decir, siguiendo determinadas reglas”, indica Frank Termer.

Los llamados protocolos de mail regulan la forma en que se recuperan los mensajes del servidor. Los más comunes son POP3 e IMAP, y con ambos es posible archivar los correos.

“Con iMAP se descargan sólo copias de los emails originales de un servidor en Internet y se graban en el programa de mail en la computadora, mientras que el correo en sí permanece en el servidor”, explica Termer. Esto es importante cuando uno quiere leer los mensajes desde distintos aparatos como el smartphone o la tableta y la PC.

Además, se pueden crear carpetas para grabar los correos por temas y esta estructura se traslada automáticamente a todos los dispositivos.

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“En la configuración estándar de POP3, el cliente se baja los correos del servidor”, añade Termer. Normalmente, el mensaje se borra del servidor, por lo que no es posible acceder a él desde otros aparatos.

Es posible instalar el POP3, sin embargo, en varios dispositivos, lo que puede ser práctico porque muchos programas de email gratuitos ofrecen IMAP sólo a cambio de pago. “Si se usa POP3 en dos aparatos, en uno de ellos -preferiblemente el móvil- hay que activar la opción ‘Dejar una copia en el servidor'”, señala Falko Hansen, del portal alemán “teltarif.de”.

No hay que elegir la opción “Borrar del servidor”, porque en ese caso solamente se accederá desde los dispositivos a una parte de los mensajes, y uno pierde rápido la visión de conjunto sobre qué mails ha leído ya”. Sólo se debe activar la opción de borrar en el aparato donde los correos son archivados.

También se puede restaurar un correo borrado, ya que la mayoría se quedan un tiempo en la papelera. Y se puede configurar cuánto tiempo quiere uno que estén allí antes de desaparecer por completo.

Los programas actuales gestionan además sin problemas varias cuentas. Los más populares con los gratuitos Mozilla Thunderbird y Windows LiveMail, así como Outlook. En los aparatos Mac viene instalado el Apple Mail.

Sea cual sea el método elegido, Hansen recomienda hacer una copia del archivo de emails en un pendrive o un disco duro externo, por si acaso algún día colapsa la computadora.

Si una persona necesita archivar gran cantidad de datos, en ese caso se hace necesario recurrir a soluciones de software específicas que por lo general son de pago. Termer lo resume: “Al igual que con muchos otros programas, en el archivo de emails los programas de pago tienen más funciones”.

Redacción

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